この要綱は、別に定めるもののほか、神埼市情報公開条例(平成18年神埼市条例第16号。以下「条例」という。)に基づき、公文書の公開等に関する事務の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。

第2　公文書の公開についての分掌事務

1　総務企画部総務課(以下「総務課」という。)で行う事務

(1)　公文書の公開等についての相談及び案内に関すること。

(2)　公開請求に係る公文書を保有する各実施機関の課、室等(以下「所管課」という。)との連絡調整に関すること。

(3)　公開請求に係る公文書の検索及び特定についての補助に関すること。

(4)　公文書の公開請求及び審査請求の受付に関すること。

(5)　公文書及び行政資料の目録等の整備並びにその閲覧に関すること。

(6)　公文書及び行政資料の写しの作成に要する費用の徴収に関すること。

(7)　行政資料の収集、整理及び保管に関すること。

(8)　神埼市情報公開審査会(以下「審査会」という。)の庶務に関すること。

(9)　実施状況の公表に関すること。

(10)　公文書の閲覧及び写しの交付を行う場所の提供に関すること。

(11)　千代田支所及び脊振支所の情報公開担当窓口(以下「支所窓口」という。)との事務連絡に関すること。

2　支所窓口で行う事務

(1)　公文書の公開等についての相談及び案内に関すること。

(2)　公文書の公開請求の受付に関すること。

(3)　公開請求に係る公文書の検索及び特定についての補助に関すること。

(4)　公開請求に係る公文書を保有する所管課との連絡調整に関すること。

(5)　公文書の写しの作成に要する費用の徴収に関すること。

(6)　公文書の閲覧及び写しの交付を行う場所の提供に関すること。

(7)　総務課との事務連絡に関すること。

3　所管課で行う事務

(1)　公開請求に係る公文書の検索及び特定に関すること。

(2)　公開決定等及びその内容の通知に関すること。

(3)　第三者からの意見聴取及び当該第三者に対する公開決定等の結果の通知に関すること。

(4)　公開決定等に係る期間の延長及びその通知に関すること。

(5)　公開請求に係る公文書の閲覧及び写しの交付に関すること(公開を決定した公文書の搬入及び当該公文書の写しの作成、送付等を含む。)。

(6)　公開決定等に対する審査請求書及び訴訟の処理に関すること。

(7)　審査会に対する諮問に関すること。

(8)　市政に関する情報の提供及び説明に関すること。

(平20要綱12・平24要綱47・平28要綱30・平28要綱32・一部改正)

第3　公開請求に係る相談、案内等

1　公開請求に係る相談及び案内

総務課及び支所窓口(以下「情報公開窓口」という。)は、公文書の公開を請求しようとするものから公開請求に係る相談があったときは、次の事項に留意して適切に説明及び案内を行うものとする。

(1)　公開請求内容の把握

ア　公文書の公開を請求しようとするものから十分な聴き取りを行うことにより、公開請求の意図を確認し、求めている情報の内容をできるかぎり具体的に把握するとともに、公開請求の内容が条例に基づく公開請求に当たるものであるかを確認すること。

イ　公開請求の内容が他の制度によって閲覧、写しの交付等の手続が定められているときは、その内容を説明し、当該他の制度により手続を行うよう指導すること。

ウ　公開請求をしようとする情報が、容易に提供できる場合又は従来から公表している情報の場合については、公開請求手続によらず情報提供により対応できることを説明すること。

エ　公開請求の内容が、条例附則第4項に該当する場合は、公文書の任意的な公開により申出を行うよう指導すること。

(2)　公文書の特定

ア　情報公開窓口は、公開請求をしようとするものから公開請求したい情報の内容を十分に聴取し、文書目録等で当該公文書の所管課を特定し、当該所管課へ連絡するものとする。この場合において、同一内容の公文書が複数の課に存在するときは、当該公文書を作成した課、室等又は当該公文書に係る事務の主体となっている課、室等を所管課とする。

イ　所管課は、情報公開窓口から連絡を受けた後、情報公開窓口において同席又は情報公開窓口と連絡をとりながら、当該公文書の特定を行うものとする。

2　公開請求の手続等

(1)　公開請求の方法

ア　公文書の公開を請求しようとするものは、請求書に必要事項を記載し、情報公開窓口に提出することにより行うものとする。郵送、ファクシミリ及び電子メール(以下「郵送等」という。)により請求書を提出することは、様式性を備えていると認められるため、公開請求しようとするものの利便等を考慮して認めるものとするが、電話又は口頭による公開請求は認めないものとする。ただし、身体障害者等で自書ができないときは、職員が介助し、代筆することを妨げないものとする。代筆した場合において、職員は、その旨を請求書に記入するものとする。

イ　公開請求の手続は、本人が行うことを原則とするが、代理関係を証明する書類(委任状等)の提出があった場合には、代理人により行うことができる。

ウ　未成年者による公開請求があった場合でも、原則として単独での公開請求を認めるものとする。ただし、次のような場合には、親権者等法定代理人の同意書等が必要であることを未成年者に指導するものとする。

(ア)　中学生以下の場合であって、制度の趣旨、公文書の意義、内容等について十分な理解が得難いと認められるとき。

(イ)　公文書の写しの交付に要する費用負担が多額になるとき。

(2)　請求書の作成

請求書は、原則として公文書1件ごとに1部作成するよう指導するものとする。ただし、同一人から同一の所管課に関連する複数の公開請求があった場合は、1枚の請求書に記載することができるものとする。

(平20要綱12・平28要綱32・一部改正)

第4　公開請求の受付等の事務

1　公開請求の受付場所

(1)　公開請求の受付は、情報公開窓口で行うものとする。

(2)　所管課に、直接請求があった場合には、当該所管課は、情報公開窓口において公開請求の受付を行う旨の案内をするものとする。ただし、当該所管課において従来から提供していた情報及び公開請求の手続をとるまでもなく提供できる情報については、当該所管課で情報の提供を行うものとする。

2　請求書の受付等

(1)　請求書の受付

ア　総務課において請求書の提出があった場合は、総務課で受付印を押印し、総務課の文書収発簿に記入するものとする。この場合において、総務課で受け付けた日をもって、条例第11条第1項の公開請求があった日とする。

イ　支所窓口において請求書の提出があった場合は、支所窓口で受付印を押印し、当該支所窓口の文書収発簿に記入するものとする。この場合において、支所窓口で受け付けた日をもって、条例第11条第1項の公開請求があった日とする。

(2)　公開請求者への説明

情報公開窓口は、請求書の写しを公開請求者に交付するとともに、次の事項を説明するものとする。

ア　公開決定等は、公開請求があった日から起算して15日以内(請求書の補正のために要する期間は除く。)に、公文書公開決定通知書(以下「公開通知書」という。)、公文書部分公開決定通知書(以下「部分公開通知書」という。)及び公文書非公開決定通知書(以下「非公開通知書」という。)により行うものであること。ただし、事務処理上の困難その他正当な理由があるときは、15日の期間を30日まで延長することができる。この場合においては、公文書公開決定等期間延長通知書(以下「延長通知書」という。)により公開請求者に通知すること。

イ　公開請求に係る公文書が著しく大量であるため、公開請求があった日から起算して30日以内に公開決定等をすることにより事務の遂行に著しい支障が生じるおそれがある場合には、相当の期間内に公開決定等をすれば足りる。この場合においては、公文書公開決定等期限特例通知書(以下「特例通知書」という。)により公開請求者に通知すること。

ウ　公開決定等の期間には、公開通知書、部分公開通知書及び非公開通知書(以下これらを総称して「決定通知書」という。)の郵送に要する日数は、含まれないものとすること。

エ　公開する旨の決定をした場合における公開の日時、場所等は、公開通知書又は部分公開通知書により通知すること。

オ　写しの交付により公文書を公開する場合は、あらかじめ写しの作成に要する費用(郵送を希望する場合にあっては、郵送に要する費用に相当する郵便切手)が必要であること。

3　請求書の審査等

(1)　請求書各欄の確認事項

請求書の各欄の記載事項は、次の事項に注意し、確認するものとする。

ア　「公開請求年月日」欄

公開請求年月日が正確に記載されていること。

イ　「公開請求者」欄

(ア)　公開請求者への各種通知書の送付及び連絡のため、公開請求者の住所、氏名(法人その他団体にあっては、名称、代表者の氏名及び事務所又は事業所の所在地)及び電話番号が、正確に記載されていること。この場合において、押印の必要はないこと。

(イ)　公開請求者が法人その他の団体である場合は、担当者の氏名及び電話番号が記入されていること。

ウ　「公文書の件名又は内容」欄

(ア)　文書目録等で特定できる程度に詳細に記載されていること。記載されていない場合は、公開請求者に再度確認すること。

(イ)　公開請求に係る公文書の所属年度が正確に記載されていること。

エ　「公開請求の目的」欄

(ア)　この欄は任意記載事項であるが、公開請求者に対し、対象公文書を特定するための捕捉資料、一部公開する場合における公開請求の趣旨を損なわないかどうかの判断資料、制度の利用状況等の統計資料として利用することであることを十分説明し、できるだけ記載を求めること。

(イ)　この欄は、任意記載事項であるため、空欄であっても、公開請求の要件に何ら欠けるものではないことに十分注意すること。

オ　「公開の方法」欄

(ア)　「閲覧」、「視聴」又は「写しの交付」のいずれか(複数の公開の方法を希望するものであれば複数)に○印が付けられていること。

(イ)　この欄は、公開請求者が希望する公開の方法をあらかじめ記入するものであり、「閲覧」のみ○印がある場合でも、公文書の公開時に申請があれば、写しの交付も受け付けるものとする。

(2)　公開請求書の職員記載欄の注意事項

情報公開窓口では、請求書の提出があり、かつ、(1)請求書各欄の確認事項が記載されていることを確認したときは、「職員記載欄」に次の事項を記載するものとする。

ア　公文書の件名の欄

(ア)　(1)により特定した対象情報の件名を記載すること。

(イ)　請求書の受付時に公文書の特定ができないとき又は公文書の正式な件名が不明なときは、後日、所管課において請求書の記載内容から対象公文書を特定するものとし、その旨を請求者に伝えるものとする。

イ　「担当課」の欄

(ア)　公開請求に係る公文書を所管している課又は室の名称等を記載すること。

(イ)　対象公文書が複数の課又は室に存在するときは、当該公文書を最初に作成した課又は当該公文書に係る事務事業の主体となっている課を所管課とする。

ウ　「備考」の欄

他の欄に記載できなかった事項、今後の事務処理を行う上で参考となる事項等を記載するものとする。

(3)　請求書の補正

ア　記載事項に記入漏れがあるなど形式上の不備がある場合は、公開請求者に対し、その箇所の補正を求めるものとする。郵送等においても、その取扱いは同様とし、請求書の写しを作成し、原本は補正のため返送するものとする。ただし、補正すべき部分が軽微な場合は、公開請求者の了解を得た上で、職員が補正できるものとする。

イ　補正を求めた場合にあっては、補正の参考となる情報の提供に努めるものとする。

(4)　公開請求の却下

ア　総務課長は、公開請求者が補正に応じない等の理由により公開請求に係る公文書が特定できず、所管課を特定することができない場合は、公開請求を不適法なものとして却下し、非公開通知書により公開請求者に通知するものとする。

イ　所管課の長は、公開請求が次に掲げる場合は、公開請求を不適法なものとして却下し、非公開通知書により公開請求者に通知するものとする。この場合において、却下する場合でも、条例の適用を受けない公文書であって、任意的な公開によれば公開(部分公開を含む。)できるときには、非公開通知書と併せて任意的な公開を行う旨を記載した通知書を公開請求者に送付するものとする。また、他の制度等で対応できるものについては、当該他の制度の手続により請求することを指導するものとする。

(ア)　公開請求に係る公文書が条例第22条に該当し、他の制度等で閲覧等ができるとき。

(イ)　公開請求に係る公文書が、条例附則第2項により条例の適用を受ける公文書に該当しないとき。

(ウ)　公開請求者が、請求書の補正に応じないとき。

4　請求書の所管課への送付

(1)　総務課で請求書を受け付けた場合

総務課は、当該公開請求に係る公文書の所管課が特定できたときは、請求書の写しを作成及び保管するとともに、公文書公開請求事務処理票(様式第1号。以下「公開処理票」という。)に必要事項を記入し、請求書の原本と併せて、直ちに所管課へ送付するものとする。

(2)　支所窓口で請求書を受け付けた場合

支所窓口は、当該公開請求に係る公文書の所管課が特定できたときは、請求書の原本を直ちに所管課へ送付するとともに、請求書の写しを作成し、これを総務課へ送付するものとする。当該請求書の写しの送付を受けた総務課は、これを保管するとともに、公開処理票に必要事項を記入し、所管課へ送付するものとする。

(3)　請求書の送付を受けた所管課は、事務処理の過程を公開処理票に記入するものとする。

(平20要綱12・平28要綱32・一部改正)

第5　公開決定等の事務

1　請求書の送付を受けた所管課において行う事務

所管課は、公開請求に係る公文書を取り出すとともに、当該公文書が非公開情報及び条例第9条に規定する存否に関する情報に該当するかどうかを十分審査し、公開決定等を行うものとする。

2　公開決定等に当たっての留意事項

(1)　非公開理由の検討

公文書の全部を公開する旨の決定以外の公開決定等に当たっては、審査請求や訴訟が提起される可能性もあることから、慎重に検討し、非公開とする理由を明確にするものとする。

(2)　写しの交付の請求の取扱い

写しの交付の請求については、著作権等の侵害の有無について十分検討するものとする。この場合において、公開請求時に閲覧のみを希望していても、公開時に改めて写しの交付を求められることがあるので注意するものとする。

(3)　第三者情報の取扱い

公開請求に係る公文書に市以外のもの(以下「第三者」という。)に関する情報が記録されている場合は、次のことに留意して取り扱うものとする。

ア　意見の聴取

意見の聴取は、慎重かつ公正な公開決定等をするため、当該第三者の意見を聴取する必要がある場合に行うものとする(非公開情報に該当するかどうかの判断が容易に行われる場合を除く)。この場合において、当該公文書に多数の第三者に関する情報が記録されている場合で、すべての第三者に対しての意見聴取が困難なときは、必要な範囲で意見聴取を行うものとする。

イ　聴取事項

聴取事項は、第三者のプライバシー及び権利利益の侵害の有無並びに第三者との信頼関係に対する影響の有無その他必要と認める事項とする。

ウ　聴取方法

所管課の長が第三者に対し、公文書公開意見照会書(様式第2号。以下「意見照会書」という。)で照会するとともに、公文書の公開に係る意見書(様式第3号。以下「意見書」という。)で回答の提出を求めるものとする。この場合において、軽易なものについては、電話等口頭で行うことができるものとし、意見聴取の年月日、聴取した相手の氏名又は名称、公開の可否に関する意見等その内容を第三者意見調査書(様式第4号。以下「調査書」という。)に記録するものとする。

エ　第三者への通知

第三者から意見聴取を行った場合は、公開決定等の内容を当該第三者に第三者関係公文書公開決定等通知書(様式第5号。以下「第三者関係決定等通知書」という。)により通知するものとする。

オ　総務課への報告

第三者から意見聴取を行った場合は、意見照会書の写し及び意見書又は調査書並びに第三者関係決定等通知書の写しを総務課に送付するものとする。

(4)　内部調整

ア　協議

所管課の長は、公開決定等に当たっては、総務課長と協議するものとし、決裁時において、総務課長に合議するものとする。

イ　合議

所管課の長は、公開決定等に当たって、当該公文書に関係する課、室等がある場合は、当該課、室等と十分に調整を行うとともに、決裁時においては、必要に応じて合議するものとする。

3　公開決定等の決裁

(1)　起案

起案は、起案用紙を使用し、添付書類については次のとおりとする。

ア　請求書

イ　決定通知書の案

ウ　公開請求に係る公文書の写し。ただし、添付すべき公文書が大量であるときは、その概要を記載した書類とする。

エ　意見照会書の写し及び意見書又は調査書(第三者の意見聴取を行った場合に限る。)

オ　公文書の公開の決定期間の延長に係る決裁文書(決定期間を延長した場合に限る。)

カ　その他公開決定等をするため必要な書類

(2)　決裁権者

公開決定等は、所管課の長の専決事項とする。ただし、異例である又は先例となると認められる場合には、必要に応じ上司の決裁を受けるものとする。

4　決定通知書の記載に当たっての留意事項

決定通知書各欄の記載事項は、次の事項に留意し、記入するものとする。

(1)　「公文書の件名又は内容」欄

当該公文書の所属年度及び件名又は内容を正確に記載し、原則として1件の公開請求につき、1通の決定通知書を作成するものとする。ただし、1枚の請求書に複数の公文書名が記録されている場合で、決定内容が同一のものは、1枚の決定通知書にまとめて記載することができるものとする。

(2)　「公開の日時」欄

ア　公開の日時は、公開通知書又は部分公開通知書が公開請求者に到達する日数を考慮し、到着予定日から数日後の通常の執務時間内の日時を指定すること。

イ　日時の指定に当たっては、総務課と協議するとともに公開請求者と事前に連絡を取るなどして、双方の都合のよい日時を指定すること。

ウ　第三者に意見を聴取した場合で、当該第三者の意に反して公文書を公開する場合の公開の日時は、原則として当該第三者に通知した日から救済の手続に要する相当の期間(2週間程度)の経過後とすること。ただし、公開しなければならない公益上の緊急性があるときは、この期間を設定することを要しないものとする。

(3)　「公開の場所」欄

ア　公開は原則として情報公開窓口において行うものとすること。ただし、特別な理由がある場合は、所管課は、総務課と協議の上、他の場所で公開することができる。

イ　公文書の写しを郵送する場合は、この欄に「郵送」と記入すること。

(4)　「公文書の一部を非公開とする理由」欄及び「公開しない理由」欄

条例第6条各号及び第9条のうち該当するすべてのものを記入するとともに、それぞれの非公開とする具体的理由を記載すること。

(5)　「所管課」欄

公開決定等に係る所管課名及び係名を記載し、併せて電話番号を記載すること。

5　決定期間の延長

事務処理上の困難その他正当な理由により、請求書の提出があった日から起算して15日以内に公開決定等をすることができないことが明らかになったときは、次のことに留意して当該期間の延長をするものとする。

(1)　公開決定等を行う期間の延長は、所管課の長の専決事項とし、延長通知書により公開請求者に通知するものとする。

(2)　当該期間の延長は、請求書の提出があった日から起算して30日を限度とし、必要最小限にするものとする。

(3)　延長通知書は、請求書の提出があった日から起算して15日以内に公開請求者に届くよう送付するとともに、その写しを総務課に送付するものとする。

(4)　「延長の理由」欄には、延長することについて、事務処理上の困難その他正当な理由をできるだけ具体的に記載するものとする。この場合において、「事務処理上の困難その他正当な理由」とは、おおむね次のような場合をいう。

ア　第三者からの意見聴取に相当の日数を要する場合

イ　公開請求に係る公文書が複数の課に関連するため、意見調整に相当の日数を要する場合

ウ　災害等、緊急事態の発生により通常の業務が行えない場合

エ　公開請求に係る公文書が大量であるため、公開決定等を行うことに相当の日数を要する場合

オ　年末年始等、休日が重なり長期にわたり執務を行わない場合

カ　所管課が特に繁忙期にある場合

キ　その他正当な理由による場合

6　決定期間の特例

公開請求に係る公文書が著しく大量であるため、公開請求があった日から30日以内に公開決定等をすることにより事務の遂行に著しい支障が生じるおそれがある場合の事務の取扱いについては、次のとおりとする。

(1)　公開請求者への通知事項等

所管課は、(2)で定める期間内に、次の事項について、総務課と協議の上、特例通知書を作成し、公開請求者に通知するとともに、その写しを総務課に送付するものとする。

ア　30日以内に公開決定等をすることができない理由

イ　公開決定等をする期限

(2)　公開請求者への通知期間

条例第12条を適用する場合の公開請求者への通知は、次の期間内に行うものとする。

ア　条例第11条第4項を適用した後、さらに条例第12条を適用する場合は、公開請求があった日から起算して、30日以内

イ　上記以外の場合は、公開請求があった日から起算して、15日以内

7　決定通知書等の送付

公開決定等をした場合は、文書番号を記載した決定通知書を、速やかに、公開請求者に送付するとともに、その写しを総務課に送付するものとする。

(平20要綱12・平28要綱30・平28要綱32・一部改正)

第6　公文書の公開の実施

1　公文書の公開事務

(1)　公開の日時及び場所

ア　公文書の公開は、公開通知書又は部分公開通知書により、あらかじめ指定した日時及び場所(原則として情報公開窓口)において行う。

イ　公開請求者が、やむを得ない理由により指定の日時に来庁できなかった場合又は公開請求者から事前に日時の変更の申出があった場合は、所管課は、公開請求者と協議の上、日時の変更をし、その旨を総務課に通知するものとする。この場合において、新たに公開請求者に公開通知書等の交付は要しないものとする。

(2)　公開の準備

所管課は、公開に係る公文書を公開の日時までに指定の場所に搬入し、待機するものとする。この場合において、次のいずれかに該当する場合は、当該公文書の原本を複写したものを準備するものとする。

ア　公文書を閲覧に供することにより、当該公文書を汚損し、又は破損するおそれがあると認められるときその他正当な理由があるとき。

イ　台帳等常用の公文書で、閲覧に供することにより、日常業務に支障を及ぼすおそれがあると認められるとき。

ウ　公文書を部分公開するときで、公開する部分を容易に分離できないとき。

エ　その他原本を閲覧に供することができない特別な理由があるとき。

(3)　公開通知書等の提示

ア　情報公開窓口の職員は、公開請求者に対して公開通知書等の提示を求め、公開請求者であるかの確認をするものとする。

イ　所管課の職員は、請求書及び公開通知書等に記載された公文書と公開に供しようとする公文書が一致していることを確認するとともに、公開請求者に対しても確認を求めるものとする。

(4)　閲覧時の注意事項

ア　職員は、公開請求者に対し、次の事項を事前に説明するものとする。

(ア)　関係職員の指示に従うとともに、当該公文書を丁寧に取扱うこと。

(イ)　当該公文書を改ざんし、又は汚損し若しくは破損してはならないこと。

(ウ)　当該公文書を改ざんし、若しくは汚損し若しくは破損したとき、又はそのおそれがあると認められたときは、閲覧を拒否し、又は中止させることができること。

イ　所管課の職員は、公開を行う際は、公開請求者の求めに応じて可能な限り説明しなければならない。

2　公文書の公開の方法

(1)　閲覧等の方法

ア　文書、図画又は写真の場合は、原本を閲覧に供することにより行うものとし、原本を閲覧に供することができないときは、当該公文書を複写したものを閲覧に供するものとする。

イ　マイクロフィルムの場合は、マイクロフィルムリーダープリンターにより紙に出力したものを閲覧に供するものとする。

ウ　磁気テープ等の電磁的記録の場合は、紙に出力されたものを閲覧に供するものとする。ただし、公開請求者が視聴を希望した場合は、それに応じるよう努めるものとする。

エ　上記アからウまでに該当しない公文書にあっては、原則として、紙に出力されたもの等を閲覧に供するものとする。

(2)　部分公開の方法

ア　閲覧の場合

部分公開により、公文書の一部を閲覧に供する場合は、おおむね次の方法により行うものとする。

(ア)　公開部分と非公開部分が別の頁に記載されている場合

非公開部分を取り外して、公開部分のみを公開する。ただし、袋とじ、両面印刷等取り外しができない場合は、非公開部分を覆うか、又は公開部分を複写したものを閲覧に供するものとする。

(イ)　公開部分と非公開部分が同一頁に記載されている場合

当該頁を複写した上で、非公開部分を黒く塗りつぶした後、これを再度複写し、閲覧に供するものとする。

イ　視聴の場合

部分公開により、公文書の一部を視聴に供する場合は、当該公文書を公開部分と非公開部分とに容易に分離できるときを除いて、これを行わないものとする。

(3)　写しの交付の方法

ア　写しの作成

(ア)　公文書の写しの作成は、原則として所管課において行うものとする。

(イ)　文書、図画又は写真については、複写機で複写することにより行う。

(ウ)　マイクロフィルムについては、マイクロフィルムリーダープリンターにより出力したものを複写機で複写することにより行う。

(エ)　磁気テープ等の電磁的記録については、紙に出力されたものを複写機で複写することにより行う。ただし、公文書の写しの交付を受けようとするものが、磁気テープ等の電磁的記録の複製物により当該交付を求めた場合には、これに応じるよう努めるものとする。

(オ)　著作権法(昭和45年法律第48号)により複製を禁じられているものについては、写しの交付ができないので注意するものとする。

イ　写しの交付部数

公文書の写しの交付部数は、公開請求に係る公文書1件につき1部とする。

ウ　郵送による写しの交付

(ア)　所管課は、公開請求者に対して写しを作成する部分の確認を行う。

(イ)　所管課は、決定通知書を公開請求者に送付する際、写しの作成に要する費用及び郵送に要する費用に相当する郵便切手の送付を求める。

(ウ)　所管課は、当該費用等の受領を確認後、当該公文書の写しを送付するものとする。

(エ)　写しの作成をする部分の特定ができないときは、来庁を求めて確認するものとする。

(4)　視覚障害者等への公開の方法

視覚障害者等への公開の方法は、所管課の職員の朗読によることとし、特に必要と認めるときは、介助者の朗読によることもできるものとする。この場合において、当該視覚障害者等が点字による公開その他相当な方法による公開を求めた場合は、これに応じるよう努めるものとする。

3　費用の徴収

(1)　費用の額

市長が管理する公文書の公開等に関する規則(平成18年神埼市規則第15号)第6条第1項の規定による公文書の写しの交付に必要な費用の額は、次のとおりとする。

ア　写しの作成に要する費用の額

(ア)　市に備付けの複写機により、日本工業規格B5版からA3版の規格の用紙を用いて写しを作成したとき。

白黒のとき　1枚(片面)につき　10円

カラーのとき

B5・A4・B4　1枚(片面)につき　50円

A3　1枚(片面)につき　　　　　80円

(イ)　業者に委託するなど(ア)以外の方法により写しを作成した場合は、当該委託等に要した費用の額とする。

イ　写しの送付に要する費用の額

実費(郵便切手による納付)

(2)　徴収方法

ア　情報公開窓口で写しを交付する場合

写しの作成に要する費用は、現金により徴収するものとする。

イ　郵送により写しを送付する場合

写しの作成に要する費用は、原則として定額小為替等により徴収するものとし、写しの送付に要する費用は、原則として郵送料に相当する切手により徴収するものとする。

(3)　会計区分

写しの作成に要する費用は、一般会計の歳入とし、歳入科目は次のとおりとする。

(款)諸収入(項)雑入(目)雑入(節)雑入

(4)　前納の原則

写しの交付に必要な費用は、全額を前納とする。

(平20要綱12・平26要綱25・平28要綱32・一部改正)

第7　審査請求があった場合の取扱い

1　審査請求の受付

(1)　受付窓口

部分公開又は非公開の決定について、審査請求があった場合は、総務課で受け付けるものとする。

(2)　審査請求の方法

行政不服審査法第19条第1項の規定により、審査請求は、書面によらなければならず、口頭によるものは認められないため、口頭により審査請求がなされたときは、書面により行うことを指導するものとする。

(3)　提出書類

審査請求は、審査請求書を提出することにより行う。

(4)　審査請求書の受付及び送付

総務課は、不服申立てを受け付けた場合は、文書収発簿に記載するとともに、速やかに、所管課(審査請求にあっては、総務課)に送付するものとする。

2　審査請求書の審査等

(1)　審査請求書の確認及び審査

総務課は、不服申立てがあった場合は、不服申立書の次の事項について記載漏れ等がないかの確認を行い、総務課から不服申立書の送付を受けた所管課(審査請求にあっては、総務課)は、不服申立ての要件を満たしているかの審査を行うものとする。

ア　記載事項について(行政不服審査法第19条第2項)

(ア)　審査請求人の氏名又は名称及び住所又は居所

(イ)　審査請求に係る処分の内容

(ウ)　審査請求に係る処分があったことを知った年月日

(エ)　審査請求の趣旨及び理由

(オ)　処分庁の教示の有無及びその内容

(カ)　審査請求の年月日

(キ)　代表者若しくは管理人、総代又は代理人の氏名及び住所(審査請求人が、法人その他の社団若しくは財団であるとき、総代を互選したとき、又は代理人によって審査請求をするときに限る。)

イ　押印について

審査請求人(審査請求人が法人その他の社団又は財団であるときは代表者又は管理人、総代を互選したときは総代、代理人によって審査請求をするときは代理人)が押印しているかを確認する。

ウ　資格の証明について

代表者若しくは管理人、総代又は代理人の資格を証明する書類が添付されているかを確認する。

エ　審査請求期間について

審査請求が、処分があったことを知った日の翌日から起算して3か月以内になされたものかを確認する。

オ　審査請求適格の有無

審査請求人が公開決定等により、自己の権利又は利益を侵害された者かどうかを確認する。

(2)　審査請求書の補正

所管課の長(審査請求にあっては、総務課長)は、不服申立てが不適法であっても補正することができるときは、相当の期間(2週間程度)を定めて、不服申立人に補正を命じるものとする。この場合において、補正を命じるときは総務課と協議するものとする。

(3)　審査請求の却下の裁決

所管課の長(審査請求にあっては、総務課長)は、不服申立てが次のいずれかに該当する場合は、当該不服申立てについて却下の決定又は裁決を行い、決定書又は裁決書の謄本を不服申立人に送付するとともに、その写しを総務課に送付するものとする。この場合において、却下の決定又は裁決を行うときは、総務課と協議するものとする。

ア　審査請求が不適法であり、かつ、補正不能である場合

イ　補正命令に応じなかった場合

ウ　補正命令に定める補正の期間を経過した場合

(4)　弁明書の提出

総務課長は、審査請求がなされた場合は、直ちに所管課の長に審査請求書の副本を送付し、速やかに弁明書を正副2通提出させるものとする。

3　審査会への諮問

所管課の長(審査請求にあっては、総務課長)は、不服申立てが不適法であるときを除き、速やかに、諮問書を作成し、次の書類を添付して、条例第15条第1項に基づき審査会に諮問するものとする。この場合において、不服申立てが審査請求にあっては、諮問書に係る添付書類は、所管課が作成する。

(1)　審査請求書及び添付書類の写し

(2)　請求書の写し

(3)　決定通知書の写し

(4)　審査請求に係る経過説明書

(5)　その他審査請求についての審査を行う上で必要な書類(当該審査請求の対象となった公文書等)

4　不服申立てに対する決定等

(1)　答申後の決定等

所管課の長(審査請求にあっては、総務課長)は、審査会から答申があったときは、これを尊重して、速やかに不服申立てに対する決定又は裁決を行うものとする。この場合において、所管課の長は、総務課と協議するものとする。

ア　不服申立てを認容して公文書の全部又は一部を公開する場合

(ア)　異議申立てがなされた場合

所管課の長は、異議申立てを認容する決定書の謄本と併せて公開通知書又は部分公開通知書を作成し、不服申立人に送付するとともに、その写しを総務課に送付するものとする。

(イ)　審査請求がなされた場合

所管課の長は、総務課長から審査請求を認容する裁決書の謄本が送達された後に、裁決書の謄本及び公開通知書又は部分公開通知書を作成し、不服申立人に送付するとともに、その写しを総務課に送付するものとする。

イ　不服申立てを理由がないとして棄却する場合

(ア)　異議申立てがなされた場合

所管課の長は、異議申立てを棄却する決定書の謄本を不服申立人に送付するとともに、その写しを総務課に送付するものとする。

(イ)　審査請求がなされた場合

総務課長は、審査請求を棄却する裁決書の謄本を不服申立人及び所管課の長に送付するとともに、その写しを総務課に送付するものとする。

(2)　第三者に対する通知

所管課の長は、審査請求を認容して公開する場合は、意見を聴取した第三者に、第三者関係決定等通知書を送付し、併せてその写しを総務課に送付するものとする。

(3)　審査請求人に対する通知

所管課の長及び総務課長は、審査請求人に裁決書の謄本を送付する場合は、配達証明付きの郵便により行うものとする。

(平28要綱30・全改、平28要綱32・一部改正)

第8　公文書の任意的な公開に係る事務

条例附則第4項の規定による公文書の任意的な公開の申出があった場合の事務の取扱いは、次に定めるもののほか、公開請求の場合に準じて行うものとする。この場合において、公文書の任意的な公開は、行政処分には該当せず審査請求の対象とはならない。

1　申出書の提出

公文書の任意的な公開の申出をしようとするものに対しては、公文書任意的公開申出書(様式第6号。以下「公開申出書」という。)の提出を求めるものとする。

2　申出に対する回答

所管課の長は、公文書の任意的な公開をするかどうかを公文書任意的公開回答書(様式第7号)により通知するものとする。

(平28要綱30・一部改正)

第9　他の制度等との調整

条例第22条の規定に該当する公開請求があった場合には、当該制度を利用するよう指導するものとする。ただし、法令又は他の条例の規定が公文書の閲覧等の手続、対象者、期間等を限定的に定めている場合において、当該閲覧等の手続等によれない場合は、条例が適用されるものであり、公開請求があった場合は、実施機関は当該法令又は他の条例の趣旨を踏まえて公開請求に応じるかどうかを決定するものとする。

第10　公文書の検索資料の配置

情報公開窓口は、すべての実施機関の文書目録を備え置き、一般の利用に供するものとする。

第11　実施状況の公表

1　公文書の公開事務等の状況

所管課は、公文書の公開事務が終了した場合は、公開処理票の写しを総務課へ送付するものとする。

2　実施状況の公表

(1)　実施状況の取りまとめ

総務課は、各実施機関における毎年度の公文書の公開についての実施状況を取りまとめるものとする。

(2)　公表の方法

総務課は、毎年度7月末日までに次の事項について前年度の実施状況を告示又は市報への掲載により公表するものとする。

ア　公文書の公開請求件数

イ　公文書の公開、部分公開及び非公開決定の件数

ウ　審査請求の件数及びその処理状況

エ　その他必要な事項

(平20要綱12・平28要綱30・平28要綱32・一部改正)

附則

附則(平成20年要綱第12号)

附則(平成24年要綱第47号)

附則(平成26年要綱第25号)

附則(平成28年要綱第30号)

附則(平成28年要綱第32号)