(趣旨)

第1条　この規程は、文書事務の適正かつ能率的な運営を図るため、文書の管理に関し必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　文書とは、職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。)であって、一定の事項を記録しておくことのできるもの(以下「電子文書」という。)をいう。

(公文書の種類)

第3条　公文書の種類は、次のとおりとする。

(文書の記号及び番号)

第4条　文書には、次のとおり記号及び番号を付けなければならない。ただし、儀礼的な文書、刊行物及び帳簿などで、記号及び番号を付けることが適当でないもの又は軽易な文書には、これを省略することができる。

(総務課長の職務)

第5条　総務課長は、文書事務を総括する。

(文書主任)

第6条　課に文書主任を置く。

(文書主任の職務)

第7条　文書主任は、次に掲げる事務を処理する。

(文書取扱者)

第8条　前条各号に掲げる文書主任の事務を補助するため、文書取扱者を置く。

(文書の取扱い)

第9条　文書は、常にその所在を明らかにし、災害、紛失、盗難等を予防しなければならない。

(文書の受領)

第10条　到達した文書は、本庁においては総務課長が、各支所においては総合窓口課長が受領する。ただし、受領してはならないもの又は受領を不適当と認めるものは、転送又は返送の手続をしなければならない。

(文書の配布)

第11条　総務課長及び総合窓口課長(以下「文書課長」という。)は、前条の規定により受領した文書は、次により処理しなければならない。

(主務課における文書の取扱い)

第12条　文書主任は、前条の規定により配布を受けた文書(以下「受領文書」という。)を直ちに開封の上、当該文書の余白に各課備付受付印(様式第3号。以下「課受付印」という。)を押印し、次のとおり処理して主務担当者に交付しなければならない。ただし、親展文書、書留、電報、入札書、秘密文書及び個人宛の文書は未開封のまま名宛人又は主管課に直接交付しなければならない。

(電子文書の受信等)

第13条　文書主任は、電子文書を受信したときは、次に掲げるところにより処理しなければならない。

(窓口事務に係る文書の収受)

第14条　窓口において受領する各種の申請書、申告書、届出書等の文書は、その主管課で課長の指定するものが受領し、その文書の余白に課受付印を押さなければならない。ただし、課長が指定する文書については、受付印の押印を省略することができる。

(口頭、電話又はファクシミリ等による業務の処理)

第15条　口頭、電話又はファクシミリ等で業務を受け付けたときは、必ず所定事項を記入し上司に報告しなければならない。ただし、その内容が災害の連絡その他の緊急を要するものであるときは、口頭による報告又はファクシミリによる文書の複写に回覧印を押印して処理することができる。

(文書の処理)

第16条　第12条から前条までの規定により文書の交付を受けた者は、その交付を受けた文書等を点検し、必要に応じ処理期限及び指示事項を示して、当該文書を担当者に交付しなければならない。ただし、重要なもの又は異例なものについては、事前に課長に供覧しなければならない。

(処理の方法)

第17条　事務を処理するには、文書をもってしなければならない。ただし、極めて軽易なもので急ぐものは、電話又は口頭で処理することができる。この場合は、適当な方法により処理の経過を記録しておかなければならない。

(文書の起案)

第18条　文書による事案処理の起案(以下「起案文書」という。)は、起案用紙(様式第5号及び様式第6号)を用い、次に掲げる事項に留意して作成しなければならない。ただし、2枚目以後に使用する起案用紙については、起案用紙に代えて他の用紙を用いることができる。

(軽易な文書の起案)

第19条　前条の規定にかかわらず、次の各号に掲げる文書等については、当該各号に定める手続により処理することができる。

(例文処理)

第20条　常用の文案(以下「例文」という。)により処理することができる事案については、一定の帳簿により、又は起案用紙に文案を印刷し、若しくはその記載を省略して起案することができる。

(取扱いの表示)

第21条　次の各号に掲げる取扱いを要する起案文書には、当該各号に掲げる区分により起案用紙の見やすい箇所にその取扱いの種類を表示しなければならない。

(文書様式)

第22条　文書は、左横書きとする。ただし、法令その他縦書きを必要とするものについては、この限りでない。

(用字用語)

第23条　文書は、次に掲げるものにより平易簡明に表現するように努めなければならない。

(決裁区分の表示)

第24条　起案文書は、所定の箇所に神埼市事務決裁規程(平成18年神埼市規程第5号)により、次の決裁区分の表示をしなければならない。

(決裁)

第25条　起案文書は、順次回議し、上司の決裁を受けなければならない。

(代決)

第26条　代決者が代決をしたときは、起案文書の代決者として押印した印影の上部に「代決」と記し、更に「後閲」と記して施行後速やかに決裁権者の後閲を受けなければならない。軽易な事項についてはこの限りでない。

(合議)

第27条　他の課に関係ある文書(以下「合議文書」という。)については、主務課長が閲覧した後、関係深い課から順次合議しなければならない。

(起案文書の再回議等)

第28条　起案者は、回議又は合議の過程において廃案となり、又は起案の内容に重要な変更があったときは、回議又は合議した関係者に再回議し、又は通知しなければならない。

(文書の審査)

第29条　次に掲げる起案文書は、総務企画部長及び総務課長に合議し、審査を受けなければならない。

(浄書)

第30条　施行を要する文書のうち浄書を要するものは、主務課において行うものとする。

(公印等の押印)

第31条　施行する文書は、公印を押し、決裁文書と契印をもって割印しなければならない。ただし、書簡文又は軽易な文書については、公印及び契印を省略することができる。

(発信者名)

第32条　施行文書の発信者名は、市長が補助機関に委任し、又は代理させた事項に係るものを除き、市長名とする。

(発送を要する文書の送付)

第33条　文書を発送しようとするときは、文書課長に午後4時前までに送付しなければならない。

(発送の手続)

第34条　文書課長は、前条第1項の規定により発送を要する文書の送付を受けたときは、速やかに当該文書を発送しなければならない。この場合において、速達その他特殊な取扱いの表示があっても、内容を審査してその必要がないと認められるものは、主務課と協議してその取扱方法を変更することができる。

(施行の完了)

第35条　起案者は、文書の施行が完了したときは、決裁文書に、完結年月日を記入するとともに、文書件名簿に所定の事項を記入して処理の経過を明らかにしておかなければならない。

(勤務時間外に到着した文書の取扱い)

第36条　勤務時間外における文書の受付は、宿日直者(警備員等を含む。)が受理し、日誌に記載の上保管するものとし、翌日、文書課長に引き継ぐものとする。ただし、重要なもので緊急を要すると判断されるものは、名宛人又は担当責任者に連絡し、その指示を受けなければならない。

(勤務時間外発送承認)

第37条　緊急やむを得ない事由によって勤務時間外に文書の発送をしなければならないときは、あらかじめ、文書課長の時間外発送の承認を受けなければならない。

(未完結文書の整理、保管等)

第38条　未完結文書は、その処理の経過が明らかになるように所定の場所に整理して保管しなければならない。

(完結文書の整理等の原則)

第39条　完結文書は、文書分類表(別表第3)に従って分類整理し、必要なときは直ちに取り出せるように適切に保管し、保存しておかなければならない。

(完結文書の整理等)

第40条　完結文書は、次の各号の定める方法により整理し簿冊にとじ込まなければならない。

(保管文書の閲覧)

第41条　保管文書を閲覧するときは、保存文書閲覧簿(様式第12号)その旨を文書主任に申し出てから行わなければならない。また、閲覧後は、速やかに文書主任の指示により適正に収納しなければならない。

(完結文書の保存)

第42条　完結文書は、主務課で保管するものとし、課長は、文書目録を整備しなければならない。

(保存期間)

第43条　完結文書の保存期間は、法令で特別の定めのあるもののほか、永久、10年、5年、3年、1年の5区分とし、その区分は、別表第4のとおりとする。

(書庫の管理)

第44条　文書課長は、書庫を常に清掃整備するとともに、盗難、虫そ害及び湿気を予防するよう努めなければならない。

(保存文書の廃棄)

第45条　文書主任は、年度整理のものは完結年月日の属する翌年度の3月31日に、暦年整理のものは完結年月日の属する年の翌年の12月28日に速やかに廃棄するものとする。

(保存期間の見直し等)

第46条　前条の規定にかかわらず、保存年限を経過した文書であっても、所管課長から保存の請求があり、かつ、文書主管課長がその必要があると認めるときは、保存の期間を見直し、必要な期間引き続き保存することができる。

(読替え)

第47条　この規程に規定する文中「課」とあるものは、「課、局及び室」と、「課長」とあるものは「課長、局長及び室長」と読み替えるものとする。

(その他)

第48条　この規程に定めるもののほか、文書の管理に関し必要な事項は、別に定める。